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Interés General

Consideraciones para el Diseño del Plan de Continuidad de Negocios ante Situaciones de Emergencia.

Tras la declarada Pandemia del Novel Coronavirus o COVID19 por la Organización Mundial de la Salud (OMS) y las medidas necesarias para limitar los contagios y, a largo plazo, minimizar el inevitable impacto económico que recibiremos, nos vemos como cabeza de negocios frente a la necesidad de diseñar un plan de continuidad de empresa. Debemos poder tener, cuando todo se estabilice, un negocio al cual regresar y que sea un medio para ayudar a rehabilitar la economía de nuestros mercados.

En algunos países ya ha sido declarado Estado de Emergencia pero en otros aún no. Por eso compartimos estas consideraciones listadas debajo. Estas son basadas en recomendaciones hechas por el Foro Económico Mundial y la Cruz Roja.

¿Qué implica entonces un plan de continuidad de negocios? Para cada negocio varía, pero hay 4 pilares principales comunes:

1. Primero lo primero: Nuestra gente.

Aquí las consideraciones son las de proteger el equipo de trabajo asegurando que, como empresa, nos hemos ocupado de la educación y de la viabilización de las medidas requeridas para que nuestra empresa no se vuelva un centro de contagio. Por eso se sugiere:

  • Comunicar las normas de higiene publicadas por la OMS de manera clara. Designar para esto un equipo si no hay un departamento de comunicación interna.
  • Nombrar promotores dentro de la organización que aseguren su cumplimiento.
  • Suplir los insumos necesarios para que las medidas necesarias sean ejecutadas de manera fácil. Con esto nos referimos a letreros, gel desinfectante, insumos de limpieza, etc.

2. Medidas de Distanciamiento Social.

Ya sea que en nuestro país haya sido ordenada por las autoridades una cuarentena, toque de queda o estado de emergencia; o bien que estemos en un país donde la sociedad civil haya iniciado conscientemente el distanciamiento social como una manera de colaborar con la aglomeración de personas, algunos elementos son vitales para ser considerados.

  • Evitar el contacto físico. No estrechar la mano al saludar.
  • Realizar cualquier reunión de manera virtual. Si es necesario que sea presencial y se puede posponer: posponerla y si se puede cancelar, pues cancelarla.
  • Asegurar (como mínimo) un metro de distancia entre las personas. Esto se debe comunicar y señalizar  de manera clara en las áreas sociales de la oficina como comedores, recepción, la cocina, la cafetería, baños, etc.
  • Analizar todas las áreas de trabajo y comprometerse a mantener la mayor distancia posible entre los colaboradores.
    • Un llamado especial a empresas manufactureras donde en una línea de producción varias personas le ponen sus manos a una misma pieza, o en Call Centers donde la distancia entre cada estación de trabajo puede ser mínima, o cualquier compañía que esté establecida en un espacio pequeño que no permita la distancia reglamentaria.
  • Si esto no es posible se recomienda dividir el staff en turnos y hacer jornadas rotativas, intercaladas con la mitad del personal, cumpliendo así con el objetivo de minimizar la densidad poblacional de la oficina.
  • Y por último lo más recomendado hasta el momento: teletrabajo. Si alguien no es requerido que esté de manera presencial en la oficina: Despáchelo para su casa. Esto mantiene libre de virus la oficina y expone a los colaboradores en menor medida a exposición innecesaria a oportunidades de contagio.

Recordemos que los expertos han indicado que el elemento común de los países donde ha habido la mayor cantidad de contagios es el hacinamiento de personas. Si podemos colaborar, seamos parte de la solución y promovamos trabajar desde casa.

3. Protocolos en Caso de tener un Colaborador con Diagnóstico Positivo.

Ya en la mayoría de los países hay un protocolo que indica la obligatoriedad de la notificación a la Institución Oficial de Salud Pública. Cualesquiera que sean estas medidas y pasos las mismas deben ser:

  • Documentadas detalladamente
  • Comunicadas a los encargados de área e incluso a todo el personal de ser posible.
  • Y lo más apropiado: cerrar la oficina y todos los colaboradores de la oficina y sus familias ser puestos en cuarentena por al menos 15 días..

4. Metodologías de Teletrabajo.

Como un muchos países ya la cuarentena o toque de queda es imperativa. Las medias mayormente recomendadas son:

  • Habilitar plataformas de teleconferencia que permita la comunicación de los equipo, a través de internet, con mayor cantidad de funcionalidades como lo son:
    • Zoom, Slack, Microsoft Teams por mencionar algunas.
    • La mayoría permiten:
      • Video Conferencia. Esto humaniza sin duda el trabajo a distancia.
      • Compartir Documentos en tiempo real
      • Compartir pantallas
      • Grabar las sesiones de trabajo, por ejemplo.
  • Proveer de ser necesario los recursos para esto: Flotas telefónica, dispositivos móviles, internet inalámbrico, entre otros.
  • Idealmente el uso de un ERP o sistemas de gestión empresarial en la nube, como Adm Cloud, que aseguren la mayor cantidad de operatividad de la empresa desde ubicaciones remotas, fuera de la oficina para todos los usuarios con estos privilegios.

Verdaderamente poder acceder a tu empresa sin estar físicamente allá siempre es importante, pero ante la situación actual es realmente una necesidad.

Y por último, nuestro aprendizaje hasta el momento: ¡Empatía y Flexibilidad Nivel Pro!

Recordemos que no todos los colaboradores tienen la misma afinidad con las herramientas de teletrabajo, o quizás no tienen los mismos recursos en casa, o bien tienen que lidiar con niños que no están asistiendo al colegio y además son padres solteros.

De parte de los colaboradores igual… paciencia y empatía. El equipo directivo de la empresa debe ocuparse de mitigar el efecto que recibirá la empresa y tratar de manejar muchos frentes que jamás fueron ponderados y para los que aun no existen «mejores prácticas» pues el mundo entero está pasando por lo mismo a la misma vez. Esto es «en vivo».

Para mantener el toque de equipo tratemos todos de promover la flexibilidad en el protocolo de las reuniones (al menos las internas). Con detalles que humanicen la experiencia.

  • Por ejemplo, como ví en una agencia publicitaria amiga: Código de Vestimenta para la reunión de hoy: Pijamas!
  • O bien como hemos hecho nosotros: Trae tu mascota a la reunión hoy. (¡Sí. Hay gente que tienen iguanas de mascota!). Yo soy de una tendencia más conservadora.

Así que es momento de ser flexibles. Un poco más «mente abierta».  Es oportuno entender que, aunque yo trabaje en el departamento de ventas o de contabilidad, me pueden pedir ayuda para hacer un video que mercadeo subirá como un entrenamiento en las redes…. Y si eso agrega valor, vamos a hacerlo.

Y que si la empresa debe hoy repensar qué hacer para agregar valor a la comunidad, que se lo piense y que lo haga. Esto puede ser ofrecer entrenamientos en línea a un costo reducido para gestionar algo de flujo de caja. O explorar los intercambios como mecanismo de compensación por servicios.  Si somos emprendedores o tenemos un staff calificado, podemos innovar con sesiones de consultoría o mentoría on line y entender qué modelo de negocios ofrecer a otro negocio amigo.  Son tiempos de flexibilizar nuestro concepto de modelo de negocios. Y vernos como parte del mismo rompecabezas. Al final esa es la realidad. Así que aprovechemos y adaptémonos a la situación actual y aportemos valor mientras fluimos.

Este no es el momento de hacer dinero en cantidades industriales, o si la suerte les favorece en esta coyuntura, bienvenida sea la zafra. Es más bien el tiempo de navegar y mantenernos a flote.  De entender lo verdaderamente importante… nuestra humanidad. De asumir nuestro propósito como empresarios y llevar a cabalidad nuestro rol de dar continuidad al negocio que implicará mañana la posibilidad de restablecer la salud de nuestra sociedad… como humanidad. Estamos en esto juntos y sólo juntos lo vamos a sobrepasar.

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