En el pasado los ERP eran un “lujo” de las grandes empresas. Sin embargo, hoy la oferta de soluciones ha crecido rápidamente y vemos alternativas para empresas de todos los tamaños y de todas las industrias.
¿Razones para esto? Millenials altamente educados, conscientes de las mejores prácticas a nivel mundial en un clic. Emprendedores surgiendo en todos lados, construyendo microempresas y creciendo a pasos acelerados y gobiernos obligando a todo tipo de negocios a formalizarse para incrementar las recaudaciones fiscales. Sobre todo, esto último es cierto en los países latinoamericanos.
Sabiendo esto, ¿que debe considerar una empresa (PYME) para evaluar un ERP?
Estos 4 criterios deben ser cuidadosamente considerados:
Flexibilidad
La capacidad de adaptarse rápidamente a las exigencias del mercado y la competencia; desde mayor cantidad de usuarios hasta nuevos módulos y capacidad de integración con otros sistemas, es una obligación.
Elegir una opción en la que cualquier modificación no sea una experiencia traumática y adaptar a las necesidades de la industria o el mercado no tenga un costo prohibitivo es de consideración.
Funcionalidad
Seleccionar un software que cumpla con los requerimientos básicos: compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, etc. Y que pueda de manera inteligente ir adicionando nuevas funcionalidades, a la velocidad requerida de la empresa, es una gran ventaja. Es tranquilizante saber que en base a las necesidades del momento se pueden adicionar módulos adicionales que expanden la capacidad operativa del negocio, con alternativas de CRM, nómina, manufactura, proyecto, servicios, sistema de manejo de almacenes, planificación de demandas, comercio electrónico, etc.
Cumplimiento Fiscal
Sobre todo, en Latinoamérica es muy frecuente tener normativa fiscal compleja y cambiante. Tener acceso a una solución que permita asegurar el cumplimiento fiscal de manera constante es parte de un plan de auditoria interna al que se le debe prestar atención cuidadosa, por lo que debe ser evaluado este aspecto de manera detenida y rigurosa.
Costo Total
Muchas veces una de las barreras de adquisición de un ERP son los costos. Ya sea por los costos de infraestructura (de ser una propuesta cliente servidor) o bien del cambio a un modelo de renta por servicios (SaaS). En ambos casos, el costo total de la solución no sólo se debe analizar desde la perspectiva del precio de la anualidad del sistema, sino desde la óptica de la optimización de operaciones, y de la capacidad de tener bajo una misma propuesta múltiples softwares. Es decir, ERPs que dentro de su configuración permiten integrar módulos que adicionan de manera sinérgica otras funcionalidades, haciendo más eficiente la inversión en el largo plazo y llevando a cero costos de integración, re proceso de data, entre otros.
En pocas palabras: para elegir el mejor ERP para su empresa es necesario tener una autoevaluación de sus procesos, unos objetivos de negocios claros y un plan de crecimiento bien estipulado y, por último, pero no por eso menos importante, entender si el suplidor de esa solución tiene el potencial de ser un socio a largo plazo.